Vermoedelijk op transport

15

De tegenwoordige situatie doet vermoeden, dat de eerste phase van ons werk is afgesloten. Nu vaststaat dat de leeftijdsgrens van 40 naar 50 jaar is verhoogd en dat bovendien nu ook in de provincie menschen worden opgeroepen voor tewerkstelling in Duitschland, lijkt het mij nuttig, een samenvatting te geven van ons werk, opdat de nieuw op te richten voorlichtingsbureaux en andere hulporganisaties van begin af aan op zulke wijze worden opgebouwd, dat alle fouten en misstanden worden vermeden, die natuurlijk zijn ontstaan, wanneer bureaux zonder elke voorbereiding worden opgericht.¹

Fraenkel had in deze periode 16 medewerkers: 3 juridisch adviseurs (referenten) en 13 ondersteunende personeelsleden. Hij beschrijft de werkzaamheden als volgt (het document heeft de tijd niet ongeschonden doorstaan. Waar het papier verdwenen is, is dit aangegeven met haakjes en puntjes):

‘De bezoekers worden bij de ingang door een van de leden van de estafette² ontvangen. Deze informeert naar hun wenschen en deelt hen in voor de verschillende afdeelingen. Alle bezoekers, die advies vragen in verband met een oproep, krijgen een blauw nummer, terwijl alle anderen, die raad of hulp van de sociale afdeeling wenschen, een rood nummer krijgen. Alle bezoekers blijven in de wachtkamer, tot hun nummer wordt opgeroepen. Er wordt streng op gelet, dat noch in de gangen noch voor de ingang groepjes menschen staan te wachten. Nadat hun nummer is opgeroepen, worden de bezoekers naar de betreffende afdeeling gestuurd. De werkwijze van de eigenlijke voorlichtingsdienst is zoo: de technische bureauleider ontvangt de bezoekers en noteert de personalia (zie ingesloten papier in origineele grootte.³ Op de achterkant van dit papiertje, dat de bezoeker aan de adviseur moet geven, maakt deze korte aanteekeningen, waaruit het geval ten allen tijde te reconstrueeren is. B.v.: ‘Werkt voor de firma...., die Wehrmachts-auftrage heeft. Vrijstelling in Baarn aangevraagd. Verzoekt uitstel van enkele dagen.’ Of: ‘Drie Portugeesche grootouders’ Of: ‘Ziek (met vermelding van de ziekte) z. attest. Of: ‘Arische afkomst’ ... enz. Het resultaat van het advies wordt dan in één woord samengevat. In alle gevallen, die absoluut kansloos zijn, of in die gevallen waar de zaak in ons bureau niet verder of niet schriftelijk behandeld wordt, wordt vermeld: ‘Advies’; wordt het geval aan de Exp(ositur) doorgegeven: ‘Bericht’; wordt een request opgesteld of (...) ‘Request’ Deze briefjes krygen een volgnummer; ditzelfde nummer (...) copieen van de door ons vertaalde attesten gezet, (...) steeds in staat zullen zijn, aan eventueele verzoeken (...) ingehouden of verlorengegane attesten gevolg te gev(en) Dit briefje dient tegelijkertijd als kartotheekkaart (...) opgeborgen, gaat het t.i. naar de P.C. (personeelscommissie) die daarna (...) kan regelen.’ ⁴

Met deze beschrijving over het gebruik van het eigen kaartsysteem door dit voorlichtingsbureau moeten we het doen, maar het is duidelijk dat dit systeem het administratieve hart van de organisatie vormde. De cartotheek verwijst niet naar dossiers, maar geeft de relevante informatie op het kaartje weer, zodat de zaak snel kon worden gereconstrueerd. Dat was een efficiëntieslag, omdat de stukken niet steeds hoefden worden opgezocht in een archief. Opmerkelijk is het gebruik van kleurcodes: blauwe nummers voor diegenen die vragen over een oproep hebben en rode nummers voor iedereen die met andere hulpverzoeken komt. De kaartjes werden snel ter plekke ingevuld met korte notities.

In een poging de efficiëntie te bevorderen kreeg de indiener van ‘kansloze’ verzoeken meteen een negatief advies en werd op de kaart vermeld ‘advies’. In kansrijke gevallen werd er een rekest gestuurd naar Expositur, de afdeling die vrijstellingen aan de Zentralstelle voorlegde, en werd er genoteerd ‘bericht’. Zo werd Expositur ontlast.

De notitiebriefjes kregen een volgnummer en werden gebruikt als cartotheekkaartjes. Het rekest kreeg hetzelfde volgnummer en werd naar de P.C. (Personeelscommissie) gestuurd. Deze commissie stelde de Joodsche Raadmedewerkers (‘geëmployeerden’) aan en stelde hun arbeids-

¹

Archief IB-NRK (Informatiebureau Nederlandsche Roode Kruis), Huispost Joodsche Raad, notitie Fraenkel, toegangsnummer 39 (voorlopig nummer).

²

   ‘Estafette’ was een afdeling van de Joodsche Raad die allerlei hand- en spandiensten en kleine opdrachten verrichtte, o.a. koeriersdiensten e.d.. Ze bestond vooral uit jongeren. Presser, De Ondergang I, 369.

³

Deze bijlage is helaas niet bewaard gebleven.

⁴

Archief IB-NRK (Informatiebureau), Huispost Joodsche Raad, archiefdeel nr. 497 (niet nader ontsloten).